Warunki uczestnictwa w spotkaniach organizowanych przez BIOPRO Spółkę z o.o. z siedzibą w Gdańsku

 1. Postanowienia ogólne

  1. Konferencja BIOPRO Sp. z o. o., zwana w dalszej części Regulaminu „Konferencją”, odbywa się w terminie i miejscu wskazanym przez Organizatora Konferencji.
  2. Organizatorem Konferencji jest BIOPRO Sp. z o. o., z siedzibą w Gdańsku, adres: ul. Marynarki Polskiej 163, 80-868 Gdańsk, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku pod numerem KRS 0000657876, posiadająca numer NIP 5842756178, REGON 366304802, Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich biorących udział w Konferencji, zwanych w dalszej części Regulaminu „Uczestnikami”.
  3. Zamawiającym jest osoba fizyczna lub prawna, która złożyła zamówienie na usługi korzystając z Formularza Zgłoszeniowego zamieszczonego pod adresem ekogmina.biopro.pl.
  4. Uczestnikiem konferencji jest Zamawiający będący osobą fizyczną lub osoba fizyczna wskazana przez Zamawiającego w Formularzu Zgłoszenia.
  5. Wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Zamawiającego niniejszego Regulaminu.

2. Warunki uczestnictwa w Konferencji

  1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:
  • Zgłoszenie udziału w Konferencji poprzez wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego online na stronie biopro.pl.
  • Dokonanie płatności za udział w Konferencji, przelewem zgodnie z trybem opisanym w pkt IV Regulaminu.
  • Spełnienie wymogów sanitarnych określonych w załączniku nr 1 do Regulaminu

2. Potwierdzenie rejestracji Uczestnika zostanie przesłane przez Organizatora e-mailem łącznie z fakturą proforma najpóźniej w terminie 3 (trzech) dni roboczych od daty otrzymania zgłoszenia uczestnictwa za pośrednictwem Formularza Zgłoszeniowego.

3. Z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc o rezerwacji udziału w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń

4. Koszt udziału, przejazdu oraz pobytu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

5. Termin przesyłania Formularza Zgłoszeniowego jest określony przez Organizatora na Formularzu Zgłoszeniowym. Po tym terminie zgłoszenia są możliwe w zależności od dostępności miejsc przez bezpośrednią komunikację na adres mailowy Organizatora: ekogmina@biopro.pl.

6. Dane podane w Formularzu Zgłoszeniowym wykorzystane zostaną w celu realizacji umowy a w szczególności

  • realizacji umowy jaką jest udział w konferencji /szkoleniu
  • informowania Uczestnika o innych usługach i ofertach Organizatora;

7. Adres mailowy podany w Formularzu Zgłoszeniowym  użyty zostanie do korespondencji związanej z usługą (tj. potwierdzenia zgłoszenia, przesyłania istotnych informacji związanych z konferencją) oraz informowania o bieżących wydarzeniach, które mogłyby zainteresować Uczestnika.

8. Uczestnik wysyłając zgłoszenie na konferencję oświadcza, że zapoznał się z regulaminem i polityką prywatności i ją akceptuje.

9. Przyjęcie przez Organizatora do realizacji zamówienia objętego Formularzem Zgłoszeniowym stanowi zawarcie umowy na czas określony, tj. do czasu wykonania wzajemnych świadczeń. Przyjęcie do realizacji nastąpi poprzez wysłanie wiadomości elektronicznej potwierdzającej otrzymanie formularza na wskazany w nim adres e-mail Organizatora.

10. Każdej ze stron przysługuje prawo odstąpienia od umowy. Prawo odstąpienia realizuje się poprzez złożenie drugiej stronie oświadczenia na piśmie (forma elektroniczna jest akceptowana).

3. Organizacja Konferencji

  1. Organizator ustala plan Konferencji oraz ma prawo dokonywania zmian w programie, w terminie do dnia jej przeprowadzenia.. W szczególności ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia Konferencji on-line w sytuacji, gdyby jej przeprowadzenie w sposób przewidziany w programie Konferencji nie było możliwe z przyczyn od Organizatora niezależnych, w tym z powodu przeciwskazań sanitarno-epidemiologicznych.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia powstałe nie z jego winy w realizacji poszczególnych punktów programu Konferencji, jak również nie ponosi odpowiedzialności za niewykorzystanie przez Uczestników jakiegokolwiek punktu programu Konferencji.
  4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie lub osoby przez siebie oddelegowane do udziału w Konferencji, zniszczenia na terenie obiektów, w których odbywa się Konferencja.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zgubione, zniszczone bądź skradzione Uczestnikowi z przyczyn niezawinionych przez Organizatora, będące własnością Uczestnika.
  6. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych przedstawiciela Organizatora, w tym w szczególności wymogów sanitarnych związanych z epidemią COWID-19 ogłaszanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub inne upoważnione organy administracji.
  7. Nagrywanie lub utrwalanie w jakikolwiek inny sposób Konferencji jest zabronione.

4. Zapłata wynagrodzenia za udział w Konferencji

  1. Jeżeli wysokość wynagrodzenia za udział w Konferencji jest uzależniona od terminu zgłoszenia, to o jej wysokości decyduje data otrzymania przez Organizatora Formularza Zgłoszeniowego i terminowej płatności.
  2. Obowiązującym sposobem płatności wynagrodzenia za udział w Konferencji jest przedpłata przelewem na rachunek bankowy Organizatora:

 

96 1140 1065 0000 3159 3600 1001

BIOPRO Sp. z o. o., ul. Marynarki Polskiej 163, 80-868 Gdańsk

W tytule przelewu należy podać: IMIĘ_NAZWISKO_NazwaKonferencji

5. Warunki rezygnacji

  1. Rezygnacji z udziału w Konferencji dokonywać można do 14 dni przed rozpoczęcia Konferencji, wyłącznie poprzez oświadczenie przesłane e-mailem na adres ekogmina@biopro.pl. Po przyjęciu rezygnacji uczestnikowi zostaną zwrócone środki za udział w konferencji pomniejszone o wartość udziału w konferencji online.
  2. Rezygnacja z udziału w Konferencji,  po wyznaczonym w ust. 1 niniejszego paragrafu terminie, zobowiązuje do dokonania zapłaty pełnej kwoty wynagrodzenia za uczestnictwo w Konferencji
  3. Przyjęcie rezygnacji z udziału w Konferencji będzie potwierdzone przez Organizatora e-mailem na adres podany w zgłoszeniu.
  4. W przypadku złożenia rezygnacji w terminie określonym w ust. 1 powyżej, opłacone przez Zamawiającego wynagrodzenie z tytułu udziału w Konferencji są zwracane na podany przez Zamawiającego numer rachunku bankowego pomniejszone o wartość udziału online.
  5. Konferencja zostanie udostępniona uczestnikowi na kanale youtoube.
  6. W przypadku choroby lub nałożonej kwarantanny związanej z COVID-19 rezygnacja możliwa jest do dnia rozpoczęcia konferencji, obowiązują w tym przypadku pkt.3-5
  7. W przypadku niestawienia się Uczestnika na Konferencji bez poinformowania Organizatora, ponosi on pełną opłatę za uczestnictwo .

6. Ochrona danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych w myśl rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako ,,RODO”) jest BIOPRO Sp. z o. o., ul. Marynarki Polskiej 163, 80-868 Gdańsk.
  2. Administrator danych osobowych odpowiada za wykorzystanie danych osobowych Uczestnika konferencji lub Zamawiającego (zwanych dalej łącznie „Uczestnikami”).
  3. Dane osobowe zbierane za pomocą formularzy strony internetowej oraz formularzy zgłoszeniowych wykorzystywane są w celu:
  • zrealizowania zamówionej/zakupionej usługi,
  • podwyższenia jakości świadczonych usług ,
  • działań marketingowo-handlowych własnych oraz firm trzecich (partnerów i sponsorów wydarzeń w których brali Państwo udział)
  • 6 pkt f ustawy  (prawnie uzasadnione interesy administratora i strony trzeciej).

4. W przypadku udostępnienia danych stronie trzeciej (sponsorom i partnerom konferencji), Uczestnik  każdorazowo zostanie o tym poinformowany przez administratora strony trzeciej  wraz z przysługującymi mu prawami ( w tym prawa do sprzeciwu, żądania usunięcia danych bądź ograniczenia przetwarzania)

5. Pozyskane dane w żadnym wypadku, bez zgody ich właściciela (wyrażonej podczas rejestracji), nie będą sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim.

6. Kontakt z przedstawicielem Administratora: ekogmina@biopro.pl.

7. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane w celu przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy uczestników Konferencji oraz przekazania informacji organizacyjnych.

8. Odbiorcą danych osobowych Uczestników będą BIOPRO Sp. z o.o. oraz inne podmioty świadczące dla Administratora usługi m.in. dotyczące rozliczeń finansowych, biura rachunkowe, prawne, doradcze i konsultacyjne oraz archiwizacyjne, serwis sprzętu informatycznego oraz programów komputerowych, w których dane są gromadzone, wszelkie inne usługi wspomagające podejmowane działania Administratora przy prowadzonej przez niego działalności w związku z realizacją Konferencji.

9. Uczestnik posiada prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a jeżeli przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się na podstawie zgody Uczestnikowi przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez wysłanie informacji pisemnej na adres przedsiębiorstwa Administratora bądź e-mail ekogmina@biopro.pl.

10. Uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych, których podstawą nie jest jego zgoda, umowa czy przepis prawa.

11. Dane osobowe uczestników przechowywane będą przez okres 5 lat przy czym w przypadku wniesienia sprzeciwu dla przetwarzania danych osobowych, aż do momentu wniesienia sprzeciwu, który został uwzględniony w trybie określony w ust 10.

12. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli uważa, iż przetwarzanie danych osobowych przez administratora odbywa się z naruszeniem przepisów prawa.

13. Dokonując rejestracji Zamawiający będący osobą fizyczną, jak również osoba fizyczna reprezentująca w procesie rejestracji Zamawiającego niebędącego osobą fizyczną, wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przeprowadzenia Konferencji, w tym do stworzenia listy Uczestników. W przypadku, gdy Zgłaszającym nie jest Uczestnik, Uczestnik potwierdza swoją zgodę na przetwarzanie danych stosownie do treści §1 ust. 5.

14. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Konferencji.

15. Organizator przyjął i przestrzega polityki bezpieczeństwa danych osobowych.

16. Organizator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z przepisami prawa, a także powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.

17. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystywanie przez Organizatora jego wizerunku utrwalonego podczas Konferencji, a Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzania podczas Konferencji sesji fotograficznych. W przypadku braku zgody na wykorzystywanie wizerunku Uczestnika w materiałach informacyjnych i promocyjnych, Uczestnik zobowiązany jest do poinformowania środkami komunikacji elektronicznej o braku zgody na utrwalanie wizerunku najpóźniej pierwszego dnia po zakończeniu Konferencji.

18. Organizator zastrzega sobie prawo do skorzystanie z serwisu zewnętrznego do przeprowadzenia rejestracji.

7. Postanowienia końcowe

 

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji w wyniku zaistnienia zdarzeń Siły Wyższej. Za Siłę Wyższą uznaje się wyjątkowe wydarzenia i okoliczności:
  • niemożliwe do przewidzenia przez Strony w momencie zawarcia Umowy;
  • niedające się uniknąć lub pokonać;
  • niepodlegające kontroli Stron;
  • niezawinione przez drugą ze Stron.

 

  1. Za Siłę Wyższą Strony uznają w szczególności: pandemie, strajki, wojny, akty terrorystyczne, zanieczyszczenia radioaktywne, nakazy władz publicznych uniemożliwiające przeprowadzenie Konferencji albo zagrażają życiu lub zdrowiu Uczestników Konferencji w przypadku jej odbycia.
  2. W przypadku zaistnienia Siły Wyższej, która uniemożliwia przeprowadzenie Konferencji, wszystkie wpłaty wniesione przez Uczestnika zostaną zwrócone przez Organizatora w pełnej wysokości.
  3. Wysłanie Formularza Zgłoszeniowego oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
  4. W trakcie Konferencji Organizator zastrzega sobie prawo wykonywania zdjęć oraz utrwalania przebiegu obrad w formie dokumentacji fotograficznej i filmowej wystąpień i wizerunków Uczestników w celu ich wykorzystania w publikacjach spółki BIOPRO oraz na stronie www.
  5. Organizator oświadcza, że materiały udostępniane Uczestnikom podczas Konferencji są objęte ochroną prawa autorskiego. Zamawiający i/lub Uczestnik ma prawo do korzystania z nich jedynie w ramach dozwolonego użytku osobistego. Kopiowanie, zwielokrotnianie, rozpowszechnianie i inne formy korzystania z tych materiałów wykraczające poza granice dozwolone prawem są zabronione.
  6. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej biopro.pl.
  7. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
  8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
  9. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej biopro.pl.

 

Załącznik nr 1 do Regulaminu „Wymogi sanitarne stosowane w trakcie przeprowadzania Konferencji”.

Organizator oświadcza, że przeprowadzenie Konferencji nastąpi przy zastosowaniu obowiązujących norm i przepisów, które mają zastosowanie przy organizacji imprez tego rodzaju.

Uczestnik zobowiązany jest stosować się do wytycznych i zaleceń Organizatora w zakresie obowiązujących w trakcie przeprowadzania Konferencji.

W przypadku stwierdzenia objawów choroby Covid-19, uczestnik nie zostanie dopuszczony do udziału w Konferencji a Organizator zastosuje się do wytycznych sanitarnych, które mają zastosowanie w takich sytuacjach.

Podczas konferencji będzie obowiązywała dezynfekcja rąk przed wejściem do strefy konferencyjnej oraz badanie temperatury każdego uczestnika po przyjeździe na konferencje. Krzesła uczestników będą znajdowały się w bezpiecznej odległości od siebie i zostaną przypisane do danej osoby na okres całej konferencji. Organizator będzie pilnował zachowania dystansu między uczestnikami w przejściach komunikacyjnych podczas wydarzenia. Należy stosować się do zaleceń.

 

 

 

 

Kontakt

BIOPRO Sp. z o.o.

ul. Marynarki Polskiej 163

80-868 Gdańsk

NIP: 584-27-56-178

Olga Długokęcka

Media i promocja

Dorota Jucewicz

Event manager